在外事活动中,尽管国际通信技术十分发达,各种新形式、新技术日新月异,层出不穷,但是外事文书仍然具有不可替代的重要作用。在对外交往中,它作为对外联络、对外交流的一种重要手段,经常为外事人员广泛使用。 所谓外事文书,是指在外事活动中所使用的各类文书。具体而言,它指的实际上是在外事活动中以书面文字形式所进行的对外交往。有时,它又叫外事文件或对外文书。

　　每一名外事人员在其具体的工作实践中都有可能需要亲自撰写外事文书。在写作时,应认真遵守格式规范、文字通畅、内容得体、译文正确等四项最基本的要求。

　　在对外交往中,外事文书发挥着一定的礼仪作用,因此其写作格式必须中规中矩,符合有关规范。倘若在这方面出现哪怕是很小的差错,也有可能令外方人士产生误解,直接有损于双方的关系。

　　写作外事文书,应参照其既定的规范化格式行文,令其标题、抬头、落款、日期以及礼仪用语等细节之处,完全符合规范化的要求。对于国名、称呼、印章尤其要注意。国名通常应采用全称。若同一国名出现数次,至少第一次出现时用全称。若该国习惯使用简称,则可使用其正式简称。外事文书抬头部分出现的受文人姓名、职衔一律使用全称。若以有关机构、组织、团体作为抬头,亦应采用全称。当个人或机构、组织、团体的名称第一次在正文中出现时,使用全称,此后方可使用简称。凡需要盖印章的外事文书,一定要认真盖好。印迹端正而清晰,是其基本要求。要令其位置适当,一般以骑年压月、上大下小为宜。

　　书写外事文书,应注意逻辑严密、文字精确、字斟句酌、注意标点、言简意赅、书写工整。写作语态庄重,语气礼貌,层次清楚,一文一事。需要使用外文时,应当确保其正确无误,这一要求,在任何情况下都不能改变。